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Aujourd’hui, quel établissement public n’est pas concerné par l'optimisation de ses coûts et de ses achats ? Certainement que vous avez déjà tenté d’augmenter le délai d’envoi pour réduire votre tarif postal. Mais saviez-vous qu’il existait d’autres solutions, comme bénéficier du tarif industriel en externalisant ? Et pour cela, la première étape obligatoire est la rédaction d’un appel d’offres. On vous explique comment !
Avec un appel d’offres, vous déclenchez l’opportunité de mettre en concurrence les opérateurs postaux. Plus d’une quarantaine se partagent le marché postal et proposent aux clients les meilleures solutions de massification et d’affranchissement du courrier.
En bannissant les machines à affranchir, vous accédez à de meilleurs tarifs. En effet, la prestation du marché démarre dès la collecte ou l’enlèvement des plis avant même l’affranchissement.
Afin de savoir si votre budget postal doit faire l’objet d’un appel d'offres, il existe des procédures à suivre en fonction des seuils.
Pour les marchés inférieurs à 40 000 € HT, les seules obligations de l’acheteur sont de choisir une offre pertinente et de faire une bonne utilisation des deniers publics.
Pour les marchés entre 40 000€ HT et 90 000€ HT, il y a une procédure simplifiée ou Mapa à suivre. Enfin, pour les marchés supérieurs à 90 000€ HT, une procédure formalisée est à faire.
Pour établir convenablement les critères de notation, plusieurs éléments sont à prendre en compte. Concernant la répartition de la note, en règle générale, le prix de la prestation compte pour 50% tandis que le développement durable et la politique RSE pèsent 10 % dans la décision finale.
La valeur technique se décompose de la façon suivante :
• Mise à disposition d’un outil de suivi, notamment extranet.
• Moyens humains et matériels
• Organisation
• Sécurité et traçabilité
Dans la rédaction de votre appel d’offres, imposez aux candidats d’être titulaires de la licence ARCEP, seul organisme d’état pouvant autoriser un opérateur postal à exercer.
D’autre part, la notation devra intégrer une variable technique prépondérante car les opérateurs doivent être en capacité financière et technique de prendre en charge les plis et de les affranchir au meilleur tarif. Cela suppose d’avoir une certaine volumétrie traitée.
Le bordereau de prix devra contenir toutes les lignes correspondant aux produits souhaités (lettre performance, lettre verte, écopli, lettre grand compte, ecopli grand compte, lettre recommandée, lettre internationale) pour chaque tranche de poids.
L’appel d’offres devra également contenir toutes les lignes annexes, notamment la prestation d’affranchissement qui va rémunérer le massificateur. Elle est généralement présentée sous forme de prix au pli traité.
Dans le cadre de la massification des plis, le délai de traitement vient s’ajouter au délai de prise en charge et de transport jusqu’à l’opérateur.
Le délai de traitement est plus long que la machine à affranchir. Cela s’explique parce que la massification nécessite le regroupement d’un maximum de plis pour créer des lots homogènes. Ainsi, l’acheteur devra autoriser un délai généralement équivalent à J+1 pour la prestation globale en sus du délai postal.
A retrouver également dans ce document les notions de collecte, de prise en charge des sous-comptes ou encore la mise à disposition d’un extranet permettant de retrouver toutes les données d’envoi.
Opérateur postal Français, agréé par l’ARCEP depuis près de 20 ans, Courrier Plus se positionne en tant que partenaire de gestion de courrier. Nous nous chargeons de l’externalisation du service courrier et de l’optimisation de budget postal.